Ermöglichung des hybriden Arbeitens mit einem maßgeschneiderten Tischbuchungssystem

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Finden Sie heraus, wie NashTech’s interne Buchungssoftware dazu beigetragen hat, die Effizienz am Arbeitsplatz zu steigern und Belegungsraten zu messen mit hoher Genauigkeit.

Ein neues Arbeitsmodell: Anpassung an eine veränderte Welt

Das Auftreten der Pandemie führte zu einer erheblichen Veränderung des Arbeitsmodells von Organisationen. Das hybride Arbeitsmodell, das früher eine Seltenheit war, ist heute zur Norm für Unternehmen geworden. NashTech ist da keine Ausnahme. Da die Mitarbeiter einen Teil ihrer Zeit im Büro und den anderen Teil ferngesteuert verbringen, ist die Auslastung unserer physischen Zentren in Vietnam um fast die Hälfte zurückgegangen. Diese Veränderung brachte eine Reihe von Vorteilen mit sich: geringere Immobilienkosten und Fluktuationsraten sowie ein höheres Engagement und eine größere Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Die Umstellung auf das Hybridmodell verlief jedoch nicht immer effizient, und NashTech sah sich bei der Vorhersage der Bürobelegung mit mehreren Herausforderungen konfrontiert.

Die unerwarteten Herausforderungen des Hybridmodells

Die neue Arbeitspolitik hatte zur Folge, dass eine beträchtliche Anzahl von Arbeitnehmern sich dafür entschied, von zu Hause aus zu arbeiten, anstatt im Büro. Mit dieser Verhaltensänderung wurde es immer schwieriger, genau zu bestimmen, wie viele Mitarbeiter täglich im Büro anwesend waren.

Ein unglückliches Nebenprodukt war, dass die Mitarbeiter beim Betreten des Büros häufig auf überfüllte und unzureichende Arbeitsplätze stießen. Produktteams zum Beispiel fanden dies besonders frustrierend, da sie auf die enge Zusammenarbeit und die einfache Teamarbeit angewiesen waren, die das Büro bietet. Außerdem konnte NashTech aufgrund des Mangels an Datenpunkten den Wert der Büroflächen für bestimmte Teams, Zeiten oder Tage nicht messen.

NashTech benötigte ein System zur effizienten Erfassung von Echtzeitdaten zur Messung von Belegungsraten und Zustromzeiten. Das System sollte benutzerfreundlich und präzise sein und es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Arbeitsplätze nach Belieben zu verwalten, zu planen und zu buchen.

Aufbau einer Plattform zur Messung der Büronutzung

NashTech brachte schnell eine Reihe von Teams zusammen, um die Buchungssoftware für den Schreibtisch zu entwickeln. Unsere Lösung baut auf der robusten Power Platform auf und nutzt Power Apps, Power Automate und Power BI, die eine nahtlose und benutzerfreundliche Erfahrung für alle Benutzer bieten. Durch die Integration eines Etagenplans können die Benutzer die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen anzeigen und dynamisch den am besten geeigneten Arbeitsplatz auswählen.

Wir haben tDrei verschiedene Rollen, die auf spezifische Bedürfnisse zugeschnitten sind:

Mitarbeiter (Einzelplatzbuchung)
Projektleiter (die mehrere Schreibtische für ihre gesamten Projektteams buchen)
Verwaltung (Verwaltung der Schreibtischnutzung für alle Mitarbeiter, Abteilungen und Projekte, Gewährleistung einer optimalen Raumnutzung).

Die Power Automate-Integration ermöglicht eine reibungslose Kommunikation mit verschiedenen Cloud-Diensten wie O365 Outlook, Personal OneDrive, Dataverse und Custom Connectors und sorgt für einen vernetzten und integrierten Workflow. Als effiziente Datenbanklösung nutzen wir SharePoint-Listen, um wichtige Informationen zu speichern, darunter Bürodetails, Buchungen, Konfigurationen und Mitarbeiterdaten.

Um den Abruf von Mitarbeiter- und Projektdaten zu verbessern, lässt sich unser System nahtlos in Azure App Services integrieren, so dass aktuelle Informationen für Buchungszwecke (z. B. Projektnamen, um Buchungen für Project Manages zu erleichtern) gewährleistet sind. Darüber hinaus lässt es sich mit Kartenlesegeräten integrieren, so dass die Mitarbeiter automatisch einchecken können, wenn sie ihre Karten vor jedem Büro durchziehen.

Mithilfe der Funktionen von Power BI können wir umfassende Berichte erstellen, die unserem Managementteam wertvolle Einblicke in die Schreibtischnutzung geben, einschließlich der von den Mitarbeitern im Büro verbrachten Zeit, der bevorzugten Räume und mehr. Diese Berichte spielen eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung des Buchungsprozesses und führen zu einer optimierten Auslastung der Schreibtische und effizienteren Arbeitsplätzen.

Die Ergebnisse sprechen für sich

Die neue Buchungslösung für Schreibtische hat NashTech ein neues Maß an Effizienz und Auslastungsverfolgung beschert. Jetzt können Schreibtischreservierungen verwaltet und Büroflächen auf der Grundlage realer Daten optimiert werden.

Seit ihrer Umsetzung haben wir eine erhebliche Verbesserung der Produktivität und des Engagements der Mitarbeiter in unseren fünf Niederlassungen in Vietnam, in denen das System eingeführt wurde. Die Flexibilität und einfache Bedienbarkeit unseres Systems hat es den Mitarbeitern ermöglicht, Buchungsdaten (auch am Wochenende) festzulegen und Arbeitsplätze je nach Bedarf bestimmten Projekten zuzuweisen.

“Seit der Einführung der Tischbuchungssoftware haben wir eine deutliche Verbesserung der Effizienz der Büroauslastung Auslastung und Produktivität der Mitarbeiter. Dank der intelligenten Abfrage von Daten konnten wir die Bürobelegung messen und verfolgen
hohe Genauigkeit

und gleichzeitig
bietet
die Möglichkeit, die
Optimieren Sie Räume
,

Lebensmittel- und Getränkelieferung und

dr

ive Mitarbeiterbindung
”

Cuong Nguyen

Hung,

Geschäftsführender Direktortoder bei NashTech